Codul bunelor maniere pentru mail

V-ati fi inchipuit ca exista o carte de bune maniere pentru corespondenta pe mail? Ei bine, exista !,
« E-mailul, codul bunelor maniere », si a fost scrisa de Shirley Taylor (cartea a aparut cu Saptamana Financiara).

Ceea ce imi inchipuiam, si anume faptul ca in comunicarea prin posta electronica trebuie sa existe niste reguli care sa dea bine on-line, am citit acum scris negru pe alb. Iata ce spune autoarea : «  Asa cum strangerea de mana si contactul vizual spun ceva despre tine cand faci cunostinta cu cineva, la fel si abordarea folosita in e-mailuri lasa o anumita impresie...ceea ce scrii si mai ales felul in care o faci influenteaza modul in care te percep ceilalti. » Vi se pare exagerat ? Mie, deloc...

Din carte am inteles ca aceste principii de compunere a unui mail sunt extrem de importante in relatiile de serviciu sau de afaceri. Cum ar spune chinezul, trebuie sa iti pastrezi obrazul...extrapoland, un mail neglijent poate fi un adevarat dezastru pentru imaginea ta !

Numarul persoanelor care prefera posta electronica este in continua crestere, unii pur si simplu prefera sa scrie decat sa puna mana pe telefon, dar cea mai mare greseala este sa tratezi mailul ca pe un schimb rapid de cuvinte si nu ca pe un document scris concis. Chestia asta merge doar atunci cand « la capatul firului » este un prieten foarte apropiat si iti permiti unele familiaritati si omisiuni.

Iata cateva sfaturi ale autoarei :

1. Nu folositi in mesaje abrevierile (nu sunteti pe mess!) si nici MAJUSCULELE (am scris intentionat cu litere mari) caci arata ca un tipat in mijlocul textului. Acest lucru este enervant sau greu de descifrat in cazul abrevierilor.
2. Corecteaza textul. Daca vrei sa iti reduci credibilitatea, greselile de ortografie si gramaticale sunt o cale sigura. Foloseste spatiile intre paragrafe, pauzele si frazele simple si concise, structurate logic.
3. Nu exagera cu CC-ul. Trimite spre stiinta doar acelor persoane care au nevoie de informatie, nu tuturor persoanelor pe care le cunosti !
4. Cand ai dubii despre limbajul folosit, intreaba-te : »Ce i-as spune destinatarului daca am vorbi fata in fata ? »
5. Trebuie sa incluzi intotdeauna in mesaje un salut si o incheiere adecvata. Nu uita urarile politicoase de la sfarsit : « Weekend placut ! », « Mult noroc », « O zi frumoasa » etc.
6. Gandeste-te la sentimentele celuilalt si ai grija sa folosesti tonul adecvat. Acuratetea, bunul-simt si realitatea vor crea o impresie buna si te vor ajuta sa-ti imbunatatesti relatiile.
7. Nu folosi un limbaj de lemn, ci un stil conversational prietenos, natural. Mesajul trebuie sa fie atractiv din punct de vedere vizual. Foloseste emoticoanele doar in mailuri personale, nu in cele de afaceri.

Cartea este destul de complexa pentru o tema atat de familiara la prima vedere. A aparut si un termen... « neticheta » cu intelesul de eticheta pe net. Ceea ce a fost interesant de aflat este faptul ca, in strainatate, neticheta are o importanta atat de mare, incat se organizeaza cursuri pentru ca salariatii sa se puna la punct in acest domeniu. Nu e de ras...in fond fiecare angajat isi reprezinta firma/institutia la care lucreaza in relatiile cu alte firme/institutii.

Concluzia ar fi aceea ca, daca nu te pricepi sa asterni in scris ceea ce doresti, mai bine pui mana pe telefon. Un mesaj confuz poate inrautati lucrurile in loc sa le rezolve.